Seleccionar al talento adecuado es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Debemos asegurarnos que las personas que van a ocupar un puesto están capacitadas para desarrollar sus funciones de manera eficaz y, para eso, es necesario contar con una estrategia elaborada que permita identificar a los candidatos mejor cualificados. Es aquí donde entra en juego el Plan de Reclutamiento.
Un Plan de Reclutamiento es un plan de acción en el que se establecen los pasos a seguir cuando se inicia un proceso de selección, con el objetivo de atraer y contratar a los mejores candidatos/as.
Se trata de una herramienta indispensable para el departamento de Recursos Humanos de cualquier organización, ya sea grande o pequeña, porque gracias a ella, aumentan considerablemente las probabilidades de encontrar al empleado ideal sea cual sea la circunstancia.
No son pocas las ocasiones en las que las empresas deben cubrir un puesto con urgencia, ya sea para sustituir a un empleado, o para responder a un incremento de la carga de trabajo.
Hablamos de situaciones en las que las personas encargadas de llevar a cabo las contrataciones deben darse prisa para no perder productividad. No obstante, este enfoque a corto plazo puede suponer un riesgo en la toma de decisiones.
En este sentido, contar con un Plan de Reclutamiento preestablecido ayudará a los responsables de RRHH a optimizar la búsqueda y selección de candidatos/as, sabiendo qué hacer y cómo hacerlo en cada fase del proceso.
Y es que, cuando se trata del futuro de la compañía, no podemos dejar que las prisas y la necesidad nos hagan cometer errores en la contratación.
Si queremos ser eficaces en la búsqueda del candidato/a ideal, tenemos que asegurarnos de que nuestro Plan de Reclutamiento de personal es capaz de responder a 7 preguntas esenciales. Estas son:
Para responder a esta pregunta, es indispensable saber qué puesto se va a cubrir y contar con su respectiva descripción.
Una descripción de puestos de trabajo es uno de los recursos más básicos con los que trabajan los profesionales de RRHH, ya que les permite organizar y gestionar el talento dentro de la empresa. Estas descripciones, que forman parte del profesiograma, indican las funciones, las responsabilidades y el rol que tomará la persona que ocupe el puesto.
Gracias a ello, será mucho más fácil identificar las competencias que debe tener el perfil ideal y focalizar la búsqueda en torno a ellas.
Conociendo el puesto de trabajo, sabremos:
Qué experiencia se necesita.
Qué conocimientos técnicos son los indispensables.
Qué habilidades se requieren para hacerlo funcionar.
Qué características personales ayudarán a potenciar el rendimiento.
Esta pregunta responde a cómo va a ser la estructura del proceso de selección. Hay que tener en cuenta que no todas las posiciones van a requerir los mismos pasos, por lo que es conveniente contar con un Plan de Reclutamiento para cada uno de los puestos: análisis y criba curricular, entrevistas (previas y personales), pruebas de evaluación, etc.
Por normal general, los perfiles más complicados requerirán más tiempo y dedicación. Sin embargo, un proceso demasiado largo puede afectar negativamente en la experiencia del candidato y obstaculizar el éxito de la selección.
A la hora de establecer la organización del transcurso del candidato por las diferentes etapas del proceso de reclutamiento, el reto para los recruiters estará en encontrar el equilibrio entre la exhaustividad y la agilidad. Y, por supuesto, ajustarse al presupuesto.
¿Reclutamiento interno o externo? Antes de nada, debemos analizar las necesidades de puesto y preguntarnos si ya contamos con el perfil idóneo en la empresa. Si es que sí, podemos iniciar un proceso de selección interno o empezar a ejecutar el plan de sucesión.
Por el contrario, si no contamos con el talento necesario dentro de la empresa o queremos ampliarlo, la otra alternativa es buscar fuera. En este caso, el Plan de Reclutamiento señalará cuáles son las fuentes a las que deberemos acudir, siempre teniendo en cuenta el tipo de perfil:
Páginas de empleo (Infojobs, Indeed, Jobtoda…)
Redes Sociales (LinkedIn, Twitter, Facebook…)
Ferias de Empleo.
Instituciones Educativas.
Referencias de otros trabajadores.
Buscar fuera requiere tiempo y experiencia para saber identificar el talento entre las, a veces, cientos de solicitudes que pueden llegar a recibir algunos anuncios de empleo. Y, si el perfil que necesitas es muy específico, podrían surgir dificultades para dar con él.
En estos casos, una opción recomendable es externalizar la búsqueda y colaborar con especialistas que cuenten con el expertise y las herramientas necesarias para agilizar el proceso y asegurar la excelencia en los resultados.
El objetivo de un proceso de selección es dar con la persona idónea capaz de ejecutar el puesto de trabajo de forma óptima y productiva. La evaluación de perfiles es el centro de esta estrategia y saber cómo vamos a medir las aptitudes es fundamental para tener éxito.
Por lo tanto, en el Plan de Reclutamiento será necesario detallar las pruebas que deberán pasar las candidaturas hasta llegar a la fase final:
Qué tipo de filtros se van a establecer.
Cómo van a ser las entrevistas (individuales o grupales; clásicas o por competencias, etc.)
Qué test psicotécnicos vamos a utilizar.
Qué pruebas aplicaremos en los Assessment Center.
De nuevo, esta parte estará adaptada en función del rol que se quiera cubrir, ya que no todas las posiciones requieren las mismas pruebas.
Aún así, es importante dedicar tiempo a averiguar qué tipo de evaluación es la más indicada en cada caso ya que, si nos equivocamos, podemos tomar una mala decisión que nos obligue a reiniciar el proceso de selección para elegir a un nuevo candidato/a.
Otro aspecto a tener en cuenta es quién va a ser el responsable de la contratación. Algunas decisiones las tomará el departamento de RRHH, otras veces el/la responsable de equipo y otras la Dirección General.
Saber quién va a ser el responsable de tomar la decisión final ayuda a afinar la búsqueda porque nos permite entender mejor los objetivos de la contratación y las necesidades del equipo al que se va incluir el nuevo o nueva empleado/a.
El proceso de reclutamiento no acaba con la firma del contrato. El Onboarding de los nuevos empleados es una de las fases más importantes y, sin embargo, muchas empresas cometen el error de subestimar.
Y es que, la forma en la que integramos a los recién incorporados influye en su adaptación y desempeño: cuanto mejor sea el Onboarding, menos tiempo tardarán en dominar sus funciones y empezar a ser productivos para la empresa.
Por eso, no debemos dejar de lado aspectos como:
Quién va a ser el responsable de la capacitación inicial.
Cómo va a ser su proceso de formación.
Cómo vamos a presentarles a sus compañeros y el área por el que se moverá.
Cómo vamos a compartir las políticas, normas y procesos de la compañía.
Finalmente, debemos hacer una auto-evaluación y analizar el resultado final. A la hora de recoger datos, debemos prestar especial atención a las siguientes dimensiones:
Rendimiento de las fuentes de reclutamiento.
Efectividad de los anuncios.
Número de candidatos/as atraídos.
Tiempo que hemos necesitado para cerrar el proceso.
Retención y Rotación de talento seleccionado.
En definitiva, tener un Plan de Reclutamiento nos permite tener una hoja de ruta preparada con los pasos necesarios para ser efectivos/as en la búsqueda y selección de talento, y que, en caso de presión, nos evite tomar las decisiones equivocadas.
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